Lexware – E-Rechnungen (eRechnung) – ZUGfERD, XRechnung

Unser Angebot

Durch diverse Schulungen und Einrichtungen von Kundensystemen für E-Rechnung haben wir viele Erfahrungen zu den optimalen Einstellungen gesammelt und beraten Sie gern und richten Ihr System optimal ein. Hier erfahren Sie mehr

Was sind E-Rechnungen

Schritt 1: Einführung der E-Rechnung für B2B-Umsätze ab 2025

  • Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 beschlossen, damit Änderung §14 UStG verbunden.
  • E-Rechnungen sind vollständig elektronische Rechnungen, die alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung in einem maschinenlesbaren XML-Format enthalten (strukturiertes Datenformat).
  • Dadurch wird ein medienbruchfreier und effizienter Rechnungsaustausch ohne manuelle Datenerfassung gewährleistet.
  • E-Rechnungen müssen die europäische Norm EN 16931 erfüllen
  • In der Praxis sind das i.d.R. die Formate ZUGFeRD 2.x und Xrechnung
  • WICHTIG: Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen als Mailanlage erfüllen die Anforderungen nicht!

Schritt 2: Elektronisches Steuer-Meldesystem

  • ab 2028 geplant
  • um Erhebung der Mehrwertsteuer zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und Steuerhinterziehung zu verhindern

Rechtliche Situation

  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, elektronische Rechnungen empfangen können
  • Annahmepflicht – keine Ausnahmen möglich
  • Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend, mit Übergangsregelungen:
    • Übergangsfrist: 2 Jahre
      • Papier, PDF1) und nicht EN 169311)
      • Bei Jahresumsatz > 800.000 Euro in 2026
      • damit zwingend erst ab 01.01.2027
    • Übergangsfrist: 3 Jahre
      • Papier, PDF1) und nicht EN 169311)
      • Bei Jahresumsatz ≦ 800.000 € in 2026
      • damit zwingend erst ab 01.01.2028
  • Ausnahmen – keine E-Rechnung erforderlich:
    • Rechnungen an Privatpersonen, Rechnungen in Drittland
    • Kleinbetragsrechnung B2B bis 250 Euro/Brutto

Formate

X-Rechnung
  • Für Unternehmen die Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggeber ausführen
  • Pflicht: E-Rechnung – im Format XRechnung
  • Versendung an Auftraggeber über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
  • Wichtig: Nur über die Leitweg-ID wird der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert
  • Man erhält die Leitweg-ID vom Rechnungsempfänger bei Bestellung mitgeteilt
  • Format XRechnung
  • reines Textformat wird übermittelt KEIN Bild bzw. pdf – Mail mit xml-Datei als Anlage
  • Lexware übersetzt Textformat in lesbares Format (Tabelle)!!!
ZUGfERD
  • Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)
  • hybrides Datenformat
    • 1. PDF-Dokument (PDF/A-3), Sichtkomponente der Rechnung darstellt
    • 2. strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format,
      inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDFs („pdf hat Datenpaket im Rucksack“)
  • elektronische Verarbeitung der Rechnung durch die strukturierten Rechnungsdaten möglich
  • Format ZUGFeRD – Extended für Schlussrechnungen
  • Anhänge:
    • normal anlegen (Verträge, Stundenzettel)

 

 

Fehlerproblematiken

Regelmäßige Fehler tauchen unter folgenden Meldungen auf:

  • Base-64
  • SPF-Fehler
  • E-Rechnungsanzeigefenster ohne Inhalt
  • Mailvorgaben können nicht gesetzt werden
  • E-Rechnungen stehen auf „In Arbeit“
  • Schlüsselsatz nicht vorhanden -hier ein Tutorial zur Behebung:

Tutorial SPF-Fehler

https://www.lexware.de/support/faq/faq-beitrag/000026722/

Tutorial der häufigsten Fehler in E-Rechnungen (X-Rechnung, ZUGfERD):

https://www.lexware.de/support/faq/faq-beitrag/000034402/

Tutorial Schlüsselsatz

Schlüsselsatz nicht vorhanden oder ungültig _ Lexware

Hier eine Information zu den Codefeldern in E-Rechnungsdokumenten:

Codefelder muster-e-rechnung-inklusive-feldinhalte_ba030920