Lexware – E-Rechnungen (eRechnung) – ZUGfERD, XRechnung
Unser Angebot
Durch diverse Schulungen und Einrichtungen von Kundensystemen für E-Rechnung haben wir viele Erfahrungen zu den optimalen Einstellungen gesammelt und beraten Sie gern und richten Ihr System optimal ein. Hier erfahren Sie mehr
Was sind E-Rechnungen
Schritt 1: Einführung der E-Rechnung für B2B-Umsätze ab 2025
- Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die verpflichtende Einführung der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 beschlossen, damit Änderung §14 UStG verbunden.
- E-Rechnungen sind vollständig elektronische Rechnungen, die alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung in einem maschinenlesbaren XML-Format enthalten (strukturiertes Datenformat).
- Dadurch wird ein medienbruchfreier und effizienter Rechnungsaustausch ohne manuelle Datenerfassung gewährleistet.
- E-Rechnungen müssen die europäische Norm EN 16931 erfüllen
- In der Praxis sind das i.d.R. die Formate ZUGFeRD 2.x und Xrechnung
- WICHTIG: Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen als Mailanlage erfüllen die Anforderungen nicht!
Schritt 2: Elektronisches Steuer-Meldesystem
- ab 2028 geplant
- um Erhebung der Mehrwertsteuer zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und Steuerhinterziehung zu verhindern
Rechtliche Situation
- Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer, elektronische Rechnungen empfangen können
- Annahmepflicht – keine Ausnahmen möglich
- Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend, mit Übergangsregelungen:
- Übergangsfrist: 2 Jahre
- Papier, PDF1) und nicht EN 169311)
- Bei Jahresumsatz > 800.000 Euro in 2026
- damit zwingend erst ab 01.01.2027
- Übergangsfrist: 3 Jahre
- Papier, PDF1) und nicht EN 169311)
- Bei Jahresumsatz ≦ 800.000 € in 2026
- damit zwingend erst ab 01.01.2028
- Übergangsfrist: 2 Jahre
- Ausnahmen – keine E-Rechnung erforderlich:
- Rechnungen an Privatpersonen, Rechnungen in Drittland
- Kleinbetragsrechnung B2B bis 250 Euro/Brutto
Formate
X-Rechnung
- Für Unternehmen die Leistungen gegenüber öffentlichen Auftraggeber ausführen
- Pflicht: E-Rechnung – im Format XRechnung
- Versendung an Auftraggeber über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)
- Wichtig: Nur über die Leitweg-ID wird der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert
- Man erhält die Leitweg-ID vom Rechnungsempfänger bei Bestellung mitgeteilt
- Format XRechnung
- reines Textformat wird übermittelt KEIN Bild bzw. pdf – Mail mit xml-Datei als Anlage
- Lexware übersetzt Textformat in lesbares Format (Tabelle)!!!
ZUGfERD
- Für Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B)
- hybrides Datenformat
- 1. PDF-Dokument (PDF/A-3), Sichtkomponente der Rechnung darstellt
- 2. strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format,
inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDFs („pdf hat Datenpaket im Rucksack“)
- elektronische Verarbeitung der Rechnung durch die strukturierten Rechnungsdaten möglich
- Format ZUGFeRD – Extended für Schlussrechnungen
- Anhänge:
- normal anlegen (Verträge, Stundenzettel)
Fehlerproblematiken
Regelmäßige Fehler tauchen unter folgenden Meldungen auf:
- Base-64
- SPF-Fehler
- E-Rechnungsanzeigefenster ohne Inhalt
- Mailvorgaben können nicht gesetzt werden
- E-Rechnungen stehen auf „In Arbeit“
- Schlüsselsatz nicht vorhanden -hier ein Tutorial zur Behebung:
Tutorial SPF-Fehler
https://www.lexware.de/support/faq/faq-beitrag/000026722/
Tutorial der häufigsten Fehler in E-Rechnungen (X-Rechnung, ZUGfERD):
https://www.lexware.de/support/faq/faq-beitrag/000034402/
Tutorial Schlüsselsatz
Schlüsselsatz nicht vorhanden oder ungültig _ Lexware